Tilinpäättäjän muistilista

Moni yritys päättää tilikautensa vuoden vaihteessa, joten on ajankohtaista käydä läpi siihen liittyviä asioita. Lain mukaan osakeyhtiöiden tilinpäätöksen tulee valmistua neljässä kuukaudessa ja tilikauden ollessa kalenterivuosi, tulee veroilmoitukset jättää 30.4 mennessä. Jotta tilinpäätös hoituisi mahdollisimman sujuvasti, on tässä vaiheessa hyvä kiinnittää huomiota tilinpäätökseen tarvittaviin tietoihin, työnjakoon ja aikataulutukseen.

Alla käydään läpi tilinpäätökseen liittyviä asioita, jotka tulee huomioida tilinpäätöstä tehtäessä. Kokonaisuudessa tulee tietenkin ottaa huomioon yrityskohtaiset vaatimukset. Mitä paremmin ennakoit, sitä sujuvammin tilinpäätös valmistuu.

Tärkein tietenkin ensimmäiseksi. Jos sinulla on tarpeita tai toiveita tilinpäätöksen valmistumisajankohdan suhteen, ole ajoissa yhteydessä kirjanpitäjääsi aikataulun sopimiseksi. Moni yritys päättää tilikautensa vuoden vaihteessa, joten kyseessä on vuoden ruuhkaisin aika tilitoimistossa ja kirjanpitäjien kalenterit alkavat täyttyä jo marras-joulukuussa.

Nykyään käytettävien sähköisten kanavien kautta kuittien tallentaminen ja toimittaminen on tehty niin helpoksi, että kaikki kuitit pitäisi olla aina kirjanpitäjän saatavilla. Jos sinulla on kuitenkin tilikauden aikana jäänyt kirjanpidosta puuttumaan kuitteja, kerää puuttuvat kasaan viimeistään tammikuun alussa. Yleisin syy siihen, ettei tilinpäätöstä saada valmiiksi on se, että kirjanpitäjä ei ole saanut kaikkia kuitteja.

Varmista kirjanpitäjältäsi ennen tilikauden päättymistä oman pääoman riittävyys. Negatiivinen oma pääoma aiheuttaa aina ilmoitusvelvollisuuden kaupparekisteriin. Toimenpiteet oman pääoman parantamiseksi ovat vähissä tilikauden päättymisen jälkeen, mutta ennen päättymistä voi vielä jotain olla tehtävissä.

Jos yrityksessäsi on käteiskassa, toimita kirjanpitäjällesi allekirjoitettu vahvistus käteiskassan saldosta tilikauden viimeisenä päivänä. Huolehdi myös siitä, että käteiskassasta on tilitetty pankkiin kaikki, paitsi tarvittavat vaihtorahat, viimeistään tilinpäätöstä seuraavan kuukauden ensimmäisinä päivinä.

Valmistaudu varaston inventointiin ajoissa. Varaston inventaarin laatii aina kirjanpitovelvollinen itse ja varmentaa inventoinnin allekirjoituksellaan. Varastossa tilinpäätöspäivänä olevista tuotteista laaditaan luettelo, johon merkitään määrä ja veroton hankintahinta. Muistathan, että myös itse valmistetut ja keskeneräiset tuotteet inventoidaan.

Pyydä pankistasi valmiiksi saldovahvistukset sekä pankkitilistä että mahdollisista lainoista. Joidenkin pankkien verkkopalveluista nämä tiedot on mahdollista hakea myös itse. Silloin tulee huomioida seuraavat asiat: saldovahvistukset tarvitaan tilikauden viimeiselle päivälle ja lainojen osalta tulee näkyä korkovelka sekä seuraavan vuoden lyhennykset. Samalla tulee hankkia luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista, jos yrityksellä sellaisia on.

Huolehdi, että mahdolliset leasing- ja vuokrasopimukset ovat kirjanpitäjäsi saatavilla. Pyydä leasing-yhtiöstä vahvistus jäljellä olevasta leasing-vastuusta tilikauden viimeisenä päivänä. Sopimuksiin perustuva maksuvelvollisuus ei näy velkana yrityksen taseella, jonka vuoksi tilinpäätöksen liitetiedoissa tulee antaa tieto taseen ulkopuolisista vastuista, joihin yritys on sitoutunut.

Käy läpi avoimet myyntilaskut. Mikäli myyntisaamisissa on useamman vuoden vanhoja saamisia, on hyvin todennäköistä, että ne tulisi kirjata luottotappioiksi. Kirjaus tehdään myös silloin, jos on saatu tieto velallisen hakeutumisesta velkasaneeraukseen tai konkurssiin tai perintätoimistolta on saatu luottotappiosuositus.

Tarkista avoimet ostolaskut. Varmista, että avoimena on vain sellaisia laskuja, jotka todella on maksamatta ja aiheellisia. Jos ostolaskujen seasta löytyy aiheettomia tai virheellisiä laskuja, pyydä toimittajalta puuttuva hyvityslasku mahdollisimman pian.

Varmista, että tilikauden aikaiset kokouspöytäkirjat ja sopimukset on toimitettu kirjanpitäjälle ja ne ovat myös tilintarkastajan saatavilla. Suosittelemme tallentamaan kaikki edellä mainitut Netvisorin tilikausiarkistoon, jossa ne ovat kaikkien asianosaisten saatavilla,

Ja viimeisimpänä muttei vähäisimpänä. Kommunikoi kirjanpitäjäsi kanssa! Kerro yhtiössä tapahtuneista muutoksista tai muuten tärkeistä toimintaan liittyvistä tapahtumista tilikauden aikana. Mitä paremmin kirjanpitäjäsi tuntee yrityksen ja on ajan tasalla siellä tapahtuvista asioista, sitä paremmin hän pystyy tuottamaan oikeaa ja riittävää tietoa tilinpäätökseen. Tilinpäätöksen valmistuttua on vielä hyvä käydä kirjanpitäjän kanssa läpi mennyt tilikausi ja sen jälkeen suunnata katse kohti tulevaa.