Miksi sähköinen taloushallinto?
Elämme 2000-lukua
2000-lukua on kulunut jo lähes vuosikymmen, mutta silti yritysten taloushallintoa hoidetaan vielä pitkälti samoin 80- ja 90- luvulla. Kehitys on mennyt eteenpäin alalla kuin alalla, mutta jostain syystä taloushallinto on polkenut paikoillaan eivätkä prosessit ole juurikaan muuttuneet aikojen saatossa. Pankkiasiat hoidetaan nykyään netissä, se on itsestäänselvyys nykyään lähes jokaiselle. Samoin vakuutukset, matkat, lähes kaikki toimii internetissä. Paitsi kirjanpito. Yrittäjät kuljettavat yhä vielä paperinsa tilitoimistoon, niinkuin aina on tehty.
Miksi? Syytä on vaikea sanoa, miksi tällä alalla kehitys on jäänyt pahasti jälkeen?
Yksi syy on ollut ohjelmistoissa, ei ole ollut pienyrittäjälle soveltuvaa edullista ja toimivaa ratkaisua.
Nykyään on kuitenkin olemassa järjestelmä, jota voi varauksetta suositella yrittäjälle, joka on kyllästynyt papereiden pyörittämiseen ja haluaa tehostaa taloushallinnon prosessejaan.
Käyttöönotto
Netvisor eAccounting tarjoaa pienelle ja keskisuurelle yritykselle paketin, joka siirtää yrityksen prosessit tälle vuosituhannelle. Netvisor on taloushallinnon palvelu, jossa on kaikki, mitä taloushallinnon rutiinien automatisointiin tarvitset. Ei investointeja laitteisiin, ei asennuskustannuksia, riittää että käytössä on internet-yhteys. Yhtä helppoa kuin nettipankin käyttö. Ei huolta varmuuskopioinnista ja arkistoinnista. Ei ATK-ylläpitohenkilöstöä.
Käyttöönotto kannattaa kuitenkin suunnitella huolella. Käyttäjien koulutukseen kannattaa panostaa, käyttäjien perehdyttämisellä varmistetaan, että kaikki järjestelmän tarjoamat prosessit otetaan käyttöön ja että niitä käytetään mahdollisimman tehokkaasti.
Integroitu järjestelmä
Sähköisessä, integroidussä järjestelmässä tallennustyöstä voidaan luopua lähes kokonaan. Myynti- ja ostolaskut ovat samassa järjestelmässä kirjanpidon kanssa, pankkitiliotteet tulevat sähköisesti kirjanpitoon, automatisointi huolehtii tiliöinneistä. Perinteisessä paperimallissa kirjanpitäjän tehtävä on lähinnä tallennustyötä. Sähköisessä maailmassa kirjanpitäjän tehtäväksi jää lähinnä tapahtumien tarkistus,ja aikaa voidaan käyttää muuhun kuin tallennustyöhön. Päällekkäinen työ poistuu, kun yritys ja kirjanpitäjä toimivat samassa järjestelmässä.
Helppous
Netvisor eAccounting sisältää valmiit yhteydet pankkeihin, viranomaisiin ja sähköisten laskujen välittäjille. Verkkolaskun käyttö yleistyy jatkuvasti, mutta silti vain murto-osa yrityksistä ottaa vastaan ja lähettää verkkolaskuja. Paperinen tiliote on jo lähes hävinnyt, mutta laskut kulkevat edelleen paperilla. Miksi ihmeessä?
Tässä kohdin on hyvä huomata, että verkkolasku on täysin eri asia kuin lasku, joka lähetetään esim. sähköpostin välityksellä. Verkkolasku otetaan vastaan yrityksen ostoreskontraan, joka lukee siitä laskun tiedot. Vastaanottajan tulee hyväksyä lasku, ja lähettää maksuun. Lasku on reskontrassa ja kirjanpidossa ja arkistoituna järjestelmään, josta se on löydettävissä milloin tahansa.
Verkkolaskun vastaanotto edellyttää että lähettäjä voi lähettää verkkolaskuja. Näin ei kuitenkaan nykyään suurimmassa osassa yrityksistä ole. Paperilaskut voidaan kuitenkin muuttaa sähköiseen muotoon käyttämällä skannauspalvelua, jossa skannauskeskus skannaa laskut ostoreskontraan, ja vastaanottajan tehtäväksi jaa hyväksyä lasku ja lähettää maksuun, kuten verkkolaskun vastaanotossa.
Ostolaskujen vastaanotto voidaan siis sähköistää ja paperisista laskuista luopua kokonaan.
Yrityksen myyntilaskut voidaan lähettää järjestelmästä verkkolaskuna, jos vastaanottajalla on valmius ottaa verkkolaskuja vastaan. Jos verkkolaskun vastaanottovalmiutta ei ole, myyntilasku voidaan tehdä järjestelmässä ja lähetyskanavaksi voidaan valita Pdf-ekirje-tulostus, jolloin laskun tulostaminen ja postitus ulkoistetaan. Siis paperisia myyntilaskujakaan ei tarvitse lähettää, ja reskontra-kirjanpito-arkistointi kulkevat käsi kädessä kuten ostolaskujenkin kohdalla.
Ajantasaisuus
Järjestelmä noutaa automaattisesti tiliotteet ja viitesuoritukset.
Avoimet myyntisaatavat ja ostovelat on reaaliajassa nähtävissä milloin tahansa. Kirjanpitoa ei tehdä enää kerran kuussa kun alv-maksupäivä lähestyy, vaan kirjanpito syntyy sitä mukaa kun tapahtumia järjestelmään muodostuu. Raportit löytyvät järjestelmästä aina tarvittaessa.
Lainsäädäntö
Lain mukaan on tulostettava ja allekirjoitettava tilinpäätös. Muut taloushallinnon dokumentit voidaan arkistoida sähköisesti.
Yrittäjä, tee elämästäsi helpompaa
Nyt on aika herätä ja tehdä päätös. Sähköisen taloushallinnon myötä säästät aikaa ja rahaa. Jos bisneksenteolta jää aikaa, lähde vaikka ongelle tai golfaamaan, paperien pyörittämiseen sinun ei tarvitse enää resurssejasi haaskata.